Информационная безопасность и автоматизация процессов в компаниях — тема, которая становится всё более актуальной с каждым годом. В последние десятилетия ERP (Enterprise Resource Planning) и BPM (Business Process Management) системы стали стандартными инструментами автоматизации для бизнеса. Однако даже в крупных компаниях, где эти системы внедрены, часто возникают проблемы с управляемостью процессов. Несмотря на наличие технологий, дисциплина выполнения задач, зависимость от отдельных сотрудников и неопределённость сроков остаются актуальными проблемами. Почему так происходит, несмотря на формально описанные процессы и внедрённые системы? Алексей Коровин, технический директор интегратора NDBC, в интервью CNews рассказал, почему автоматизация не всегда решает эти проблемы, а также объяснил, что нужно сделать до начала цифровизации.
Почему автоматизация не решает проблемы с управляемостью? Часто можно услышать, что в компании уже внедрены ERP и BPM системы. Вроде бы процесс должен быть автоматизирован, задачи чётко распределены, а сроки выполнения — предсказуемы. Однако на практике это не всегда так. Проблема заключается в том, что автоматизация не меняет сами правила работы в компании. Если в организации не определены ключевые моменты — кто принимает решения, по какой логике движется работа, какие сроки обязательны, что считается результатом — то ERP лишь фиксирует последствия, а BPM визуализирует хаос. Коровин подчёркивает, что «порядок рождается из управляемости, а не из наличия программы». Важно понимать, что системы автоматизации не решат проблемы, если они не основываются на уже чётко выстроенной структуре работы.
Описание процессов и реальная управляемость Многие компании говорят, что у них всё «описано и автоматизировано», но на практике работа идёт «как договоримся». Почему так? По словам Алексея Коровина, просто описать процесс недостаточно для того, чтобы он стал управляемым. ERP-система отвечает на вопрос «Что произошло?» — фиксирует данные, документы, проводки, а BPM — «Как это должно происходить?» — задаёт последовательность действий, роли и сроки. Но ни одна из этих систем не определяет, какой способ выполнения работы считается правильным. Этот вопрос решается ещё до автоматизации. И если в компании нет чёткого понимания того, как именно должна строиться работа, то ни одна система не обеспечит управление. Коровин отмечает, что важно сначала определить основные принципы работы, а только потом автоматизировать процессы.
Ошибки при внедрении автоматизации При попытке внедрить порядок в компанию часто возникает ошибка: организации начинают с выбора системы или настройки маршрутов. Однако правильная последовательность действий должна быть обратной. Сначала необходимо выстроить правильный порядок работы, а уже затем внедрять BPM и ERP. Если поменять этот порядок, то автоматизация только закрепит текущие проблемы, которые, как правило, связаны с неуправляемостью процессов.
Пошаговый подход к изменениям Как же компании приходят к осознанию этой проблемы и решению её? Алексей Коровин объясняет, что это происходит через пошаговый управляемый проект изменений. Такой проект всегда идёт по одной и той же структуре. Сначала важно провести диагностику реальной работы, чтобы понять, что действительно происходит в организации, а не ориентироваться на иллюзорное представление о том, как «должно быть». Это важно для того, чтобы выявить реальные проблемы, а не просто фиксировать «как мы хотим», что зачастую отличается от реальной картины.
Затем разрабатывается целевая модель работы компании, где чётко определены роли, порядок действий и исключения. Вся команда начинает работать по единому стандарту. На этом этапе, согласно методу NDBC, начинается процесс перехода в BPM, а также настройка ERP-системы под новый процесс. Это необходимо, чтобы процесс стал воспроизводимым, и работа больше не зависела от конкретных людей в команде.
Заключительный этап включает в себя управление изменениями. Это процесс обучения на реальных задачах, корректировки и закрепления новой системы. Именно на этом этапе достигается долгосрочный результат, и система начинает работать стабильно. Коровин подчёркивает, что без этапа управления изменениями результат будет нестабильным и неустойчивым.
Как понять, что в компании работа идет не по процессу? Одним из важных моментов является выявление признаков того, что организация работает не по выстроенным процессам, а по личным договорённостям между сотрудниками. Алексей Коровин выделяет несколько характерных признаков, которые могут указывать на такие проблемы:
Постоянные изменения сроков выполнения задач.
Неопределённость ролей и обязанностей.
Зависимость от отдельных ключевых сотрудников.
Эти проблемы не являются следствием недостатка мотивации. Это скорее следствие того, что в компании нет общей модели работы, которой все придерживаются.
Преимущества внедрения управляемого процесса Какие изменения происходят после внедрения управляемого процесса и настройки ERP? Коровин выделяет три основных изменения:
Стабильность сроков. До внедрения системы задачи выполнялись «через знакомства и переписку», а после перехода на исполняемую модель работа начинает двигаться по чётко установленным маршрутам. Сроки становятся более предсказуемыми и стабильными.
Снижение зависимости от отдельных сотрудников. До автоматизации работа в значительной степени зависела от конкретных специалистов, их личных договорённостей и уровня квалификации. После настройки системы результат начинает зависеть от процесса, а не от индивидуальных усилий сотрудников.
Понимание, кто за что отвечает. Система чётко фиксирует роли и обязанности, что минимизирует возможность ошибок из-за непонимания или неясности. Это также способствует большему соблюдению стандартов и повышению общей эффективности работы.
